Jak rozliczyć podróż służbową?

Rzeczpospolita (2010-09-15), autor: Agnieszka Janicka, Bogumiła Kotowicz, Ewelina Banasiak , oprac.: GR

wrz 16, 2010

Pracodawcy tzw. sektora prywatnego mogą samodzielnie ustalać warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowych z wyjątkiem wysokości diety – przypomina Rzeczpospolita.

Tryb ich określania polega na wprowadzeniu odpowiednich zapisów do układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania albo do umowy o pracę. Jednak ustalona przez pracodawcę stawka minimalnej diety nie może być niższa niż określona dla pracowników sfery budżetowej.

Jeśli firma nie ustaliła własnych zasad ich wypłacania, będzie zmuszona uiścić podwładnemu to, co przewidują przepisy obowiązujące w budżetówce na podstawie rozporządzeń ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza jego granicami.

Z tytułu krajowej podróży służbowej pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów i innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Dieta jest należnością, która ma pokryć zwiększone koszty utrzymania delegowanego pracownika podczas podróży i wynosi 23 zł za każdą dobę podróży.

Pracownik może również uzyskać zwrot kosztów za nocleg na podstawie przedłożonego pracodawcy rachunku, lub jeśli nie przedstawi stosownego rachunku, otrzyma ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150 proc. diety. Ryczałt za nocleg przysługuje pod warunkiem, że nocleg trwał co najmniej sześć godzin między 21 i 7 rano.

Pracownikowi przebywającemu w podróży trwającej co najmniej dziesięć dni przysługuje zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem.

Środek transportu, jakim pracownik odbędzie podróż służbową, określa pracodawca. Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu. Na wniosek delegowanego pracodawca może zezwolić na odbycie podróży służbowej samochodem osobowym albo innym pojazdem niebędącym własnością pracodawcy. Maksymalne stawki zwrotu kosztów wskazuje rozporządzenie ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych.

W przypadku podróży zagranicznych rozporządzenie określa pracodawcę jako właściwą osobę do wyznaczenia celu podróży, jej terminu, państwa docelowego, właściwego środka transportu, a także wypłaty pracownikowi kwoty zaliczki na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju. Przewiduje również zwrot innych kosztów. Część z nich wymienia jako przykładowe, jednak pracodawca sam może określić własną listę wydatków, jeśli uzna, że były one niezbędne do realizacji zleconego pracownikowi zadania.

Pracodawca musi wypłacić wyjeżdżającemu w delegację zagraniczną zaliczkę w walucie obcej. Za zgodą pracownika wolno mu ją też wypłacić w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej zaliczki w walucie obcej. Według Departamentu Prawnego Głównego Inspektoratu Pracy pracownik, który jednego dnia dojeżdża do granicy państwa, a w innej dobie wraca z granicy państwa do miejsca zakończenia delegacji zagranicznej, odbywa jedną podróż zagraniczną i dwie podróże krajowe.

Na rozliczenie kosztów podróży służbowej mamy 14 dni, licząc od dnia jej zakończenia. Rozliczenie możemy sporządzić na znormalizowanym formularzu polecenie wyjazdu służbowego do którego dołączamy dokumenty potwierdzające poniesienie poszczególnych wydatków, a w razie niemożności ich uzyskania pisemne oświadczenie pracownika o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. W przypadku kosztów ponoszonych w walucie obcej przeliczamy je na złote po średnim kursie NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji.

Istotnym elementem podróży służbowej jest ustalenie, kiedy faktycznie pracownik wykonuje pracę, a kiedy jedynie podróżuje i w jaki sposób dokonać rozliczenia tego czasu spędzonego poza siedzibą zakładu. Na podstawie art. 128 § 1 i art. 80 k.p. wynika bowiem, że pozostawanie pracownika do dyspozycji pracodawcy nie rodzi samo z siebie obowiązku zapłaty wynagrodzenia.

Zgodnie z wyrokiem SN z 23 czerwca 2005 r. pracownik będący w podróży służbowej podlega takiemu samemu rozliczeniu czasu pracy, jaki przewidziany jest w harmonogramie czasu pracy w jego zakładzie. Wszelkie wykroczenia poza te normy powinny być traktowane jako godziny nadliczbowe, a co za tym idzie muszą być odpowiednio zrekompensowane czasem wolnym bądź też wypłatą wynagrodzenia. Jednak samo odbywanie podróży służbowej nie jest czasem pracy, w związku z tym w żaden sposób godziny te nie mogą być wliczane do harmonogramu czasu pracy ani traktowane jako godziny nadliczbowe.

Dodatkowo z wyroku SN wynika, że jeśli czas spędzony w drodze z delegacji narusza ustaloną w k.p. normę 11-godzinnego nieprzerwanego odpoczynku na dobę, wówczas pracownikowi należą się dni wolne albo dodatkowe wynagrodzenie. Rozwiązanie to jednak budzi sporo wątpliwości, a przepisy nie przewidują formy rekompensaty pieniężnej w razie naruszenia okresów odpoczynku.

Przy okazji odpoczynku należy jeszcze wspomnieć o § 3 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy. Stanowi on, że odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończonej w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło osiem godzin w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny, usprawiedliwia nieobecność w pracy danego pracownika.

Więcej w Rzeczpospolitej z 15 września 2010 r.