Jeżeli pracownik jedzie firmowym samochodem na spotkanie z klientem, to nie można mówić o powstaniu jakiegokolwiek przychodu podatkowego. Wykonuje bowiem swoje obowiązki służbowe. Inaczej, gdy będzie odwoził dzieci do szkoły, małżonka do pracy, a w weekend jeździł na zakupy czy wycieczki. Nie są to cele związane z działalnością pracodawcy. Po stronie pracownika powstaje wówczas przychód. Wykorzystanie samochodu służbowego oznacza, że pracownik go nie poniesie. Uzyskuje więc przychód podatkowy.

Wykorzystanie samochodów służbowych na cele prywatne pracownika może mieć dwie formy: nieodpłatną oraz odpłatną. W pierwszym przypadku wartość tego świadczenia pracodawca dolicza do przychodów pracownika i opodatkowuje. Pracownik ponosi koszty podatku i składek na ubezpieczenie społeczne obliczonych od tej części przychodu i potrąconych z wynagrodzenia.

W drugim przypadku zawierana jest umowa najmu samochodu, na podstawie której pracownik płaci pracodawcy wynagrodzenie za korzystanie ze służbowego auta. Zaoszczędzi na PIT i składkach ZUS, będzie musiał jednak zapłacić czynsz najmu powiększony o VAT. 

Umowy z pracownikami powinny jednoznacznie wskazywać, że oprócz pensji w gotówce otrzymają oni – jako formę wynagrodzenia – określone świadczenia rzeczowe, w tym nieodpłatnie samochód. Problemu z kosztami nie będzie, jeżeli pracodawca odpłatnie wynajmie samochód pracownikowi. Przekazanie samochodu służbowego, w związku z którym pracodawca odlicza podatek naliczony (zarówno przy zakupie, jak i od kosztów eksploatacji), powoduje obowiązek naliczenia VAT należnego, w części przypadającej na prywatne jego wykorzystanie. Problem taki nie powstanie, jeżeli pracodawca odpłatnie wynajmie samochód pracownikowi, a ten będzie płacić czynsz opodatkowany VAT.