Pracownik, który używa prywatnego samochodu do celów służbowych, może podpisać z firmą umowę najmu i płacić 8,5% zryczałtowany podatek. To korzystniejsze niż potraktowanie zwrotu poniesionych w związku z tym wydatków jako części wynagrodzenia.
Jak donosi Rzeczpospolita, prawo pracy wskazuje, że na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na odbycie podróży służbowej samochodem prywatnym pracownika. W takiej sytuacji zatrudnionemu przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości iloczynu przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu.
Jest on zwolniony z podatku. Jeżeli pracodawca zwróci kwotę wyższą, niż wynika z kilometrówki, to nadwyżka ponad limit będzie opodatkowana.
Dla zastosowania zwolnienia nie jest konieczne posiadanie ewidencji przebiegu pojazdu. Wystarczający jest jakikolwiek dokument, który będzie określał liczbę kilometrów przejechanych na potrzeby pracodawcy w ramach podróży służbowej. Stanowisko to potwierdza Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji z 5 maja 2010 r. (IBPBII/1/415-248/10/MK).
Inne zasady dotyczą jazd lokalnych. Pracownikowi przysługuje wówczas ryczałt w wysokości uzależnionej od wielkości miasta, w którym pracuje. Pracodawca może także zwracać koszty używania samochodu prywatnego w jazdach lokalnych według rzeczywiście przejechanych kilometrów dla celów służbowych. Wtedy pracownik zobowiązany jest prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, na jej podstawie ustalana jest bowiem wysokość zwrotu.
Rozliczanie jazd lokalnych budzi jednak wątpliwości. Pojawiły się one, gdy z ustawy o PIT usunięto przepis, który wprost zwalniał od podatku tego rodzaju świadczenia. Warto jednak zauważyć, że ustawodawca pozostawił lub wprowadził na nowo przepisy, na podstawie których taki zwrot, nie bez ryzyka sporu z fiskusem, mógłby być zwolniony.
Drugim przepisem, na którym można próbować oprzeć zwolnienie zwrotu kosztów używania samochodów prywatnych w jazdach lokalnych, jest art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o PIT. Wprowadza on zwolnienie zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, na potrzeby zakładu pracy, wjazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z innych ustaw. Tu także obowiązuje limit zwolnienia. Jest nim wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo iloczyn przejechanych kilometrów i stawki przebiegu za jeden kilometr.
Organy podatkowe, a za nimi sądy administracyjne nie aprobują zwolnienia od opodatkowania zwrotu kosztów używania samochodu prywatnego pracownika na potrzeby pracodawcy. Jedynym bezpiecznym postępowaniem jest opodatkowanie tego typu świadczeń. Nie musi to być jednak podatek płacony według skali.
Jeśli pracownik i pracodawca zawrą umowę najmu, to kwoty otrzymywane przez pracownika nie są wynagrodzeniem ze stosunku pracy. Będzie to przychód z najmu, który może być opodatkowany 8,5% ryczałtem. Warunkiem jest zawiadomienie urzędu skarbowego o wyborze tej formy opodatkowania.
Więcej w Rzeczpospolitej z 17 listopada 2010 r.