Możliwość skorzystania z dowodu wewnętrznego określa ustawa o rachunkowości i rozporządzenie ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zgodnie z nimi dowody wewnętrzne są dokumentami zaopatrzonymi w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków. Powinny one określać przy zakupie – nazwę towaru i ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczej i wysokość kosztu – czytamy w Rzeczpospolitej.
Na podstawie par. 14 ust. 2 rozporządzenia MF dowody wewnętrzne można stosować między innymi w sytuacjach:
– zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt;
– opłat sądowych i administracyjnych;
– kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących.
Natomiast w myśl art. 20 ust. 4 ustawy o rachunkowości w razie uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane VAT oraz skup metali nieżelaznych od ludności.
W praktyce podatnicy mają jednak problemy z dokumentowaniem niektórych wydatków. Przykładem są zakupy produktów rolnych. Takie transakcje powinna dokumentować faktura VAT RR. Rolnicy nie zawsze jednak chcą podawać swoje dane.
Więcej w Rzeczpospolitej z 10 lutego 2011 r.