W odpowiedzi na pytanie „Rzeczpospolitej” przedstawiamy wyjaśnienia w sprawie sposobu obliczania współczynnika, służącego do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, w związku ze zmianami kodeksu pracy obowiązującymi od 1 stycznia 2011 r.

Zgodnie z § 19 ust. 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z  8 stycznia 1997 r. w sprawie szczególnych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (DzU nr 2, poz. 14 ze zm) współczynnik ustala się, odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzieli się przez 12.

Ustalenie współczynnika potocznie zwanego „urlopowym” uzależnione jest od liczby niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy.  Z literalnego brzmienia tego zapisu nie wynika, aby współczynnik urlopowy uzależniony był od wymiaru czasu pracy, o którym mowa w art. 130 k.p. Wobec powyższego można by przyjąć, że zmiana wprowadzona do kodeksu pracy 1 stycznia 2011 r. , poprzez dodanie art. 130 § 2¹, nie powinna mieć wpływu na sposób obliczania współczynnika.

Zgodnie z art. 130 § 2¹, jeżeli zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy święto przypada w dniu wolnym od pracy, wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, to nie obniża ono wymiaru czasu pracy. Oznacza to, że rozkład czasu pracy ma wpływ na wymiar czasu pracy, a więc ilość godzin do przepracowania w przyjętym okresie rozliczeniowym.

Oczywiście w dotychczasowej praktyce przyjęło się, że ustalenie godzinowego wymiaru czasu pracy pozwala jednocześnie wskazać liczbę dni do przepracowania przypadających w okresie rozliczeniowym, a więc również liczbę dni wolnych od pracy wynikających z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy.

Kodeks pracy nie wskazuje wprost liczby dni wolnych wynikających z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy i nie określa również, jak rozstrzygnąć sytuację zbiegu dnia wolnego z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy z świętem, jeśli przypadną w jednym dniu.

Posiłkując się art. 130 k.p., dotyczącym obliczenia wymiaru czasu pracy, można było dotychczas  ustalić liczbę dni wolnych od pracy z tytułu przeciętnego pięciodniowego tygodnia pracy w stosunku do pracownika zatrudnionego w podstawowym systemie czasu pracy na pełen etat. Powyższa praktyka nie zawsze mogła mieć analogiczne zastosowanie np. do zatrudnionych w równoważnym systemie czasu pracy czy pracowników zatrudnionych na część etatu. Dlatego w praktyce dla ustalenia liczby dni wolnych wynikających z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy w sposób zwyczajowy przyjmowano sobotę (bez względu na rzeczywiście różne rozkłady czasu pracy).

Nie budzi również wątpliwości praktyka stosowana o 1 stycznia 2004 r., że do wyliczenia współczynnika urlopowego przyjmowano także sobotę jako dzień wolny od pracy wynikający z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, co w efekcie dawało stałą wartość współczynnika dla wszystkich pracodawców (bez względu na rzeczywisty rozkład czasu pracy – harmonogram pracy poszczególnych pracowników).

Należy podkreślić, że § 19 ust. 2 rozporządzenia urlopowego obowiązuje od 1 stycznia 2004 r. w niezmienionej formie do dnia dzisiejszego. Ponadto dla wyliczenia współczynnika urlopowego dotychczasowa praktyka wskazuje, że przy zbiegu święta i niedzieli w jednym dniu, dzień taki liczono jeden raz jako niedzielę, co w konsekwencji odpowiednio obniżało liczbę świąt, np. w 2010 r. były 52 niedziele oraz 12 świąt, z czego cztery dni świąteczne przypadały w niedzielę. Dla potrzeb współczynnika urlopowego przyjmowano 52 niedziele oraz 8 świąt, które należało odjąć od łącznej liczby dni przypadających w 2010 r. Należałoby przyjąć, że powyższa zasada powinna być analogicznie stosowana w zbiegu święta i dnia wolnego od pracy z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, jeśli wypadną w tym samym dniu.

Wydaje się, że dotychczas wypracowana praktyka obliczania współczynnika do ustalenia wysokości ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy nie będzie sprzeczna z obecnie obowiązującymi przepisami (w świetle niezmienionego § 19 ust. 2 rozporządzenia urlopowego). Ponadto dotychczasowy sposób liczenia współczynnika urlopowego, przy uwzględnieniu nowego art. 130 § 2¹ k.p., w efekcie jest rozwiązaniem korzystniejszym dla pracownika, a więc prawnie jak najbardziej dopuszczalnym.

Należy jednak zaznaczyć, że nie można wykluczyć stosowania przez pracodawcę innych metod ustalania współczynnika ekwiwalentowego zgodnie z literalnym brzmieniem § 19 ust. 2 rozporządzenia urlopowego.