Spółka prowadzi pełną księgowość za pomocą programu komputerowego. Jak właściwie dekretować dowody księgowe? Czy i jakie uproszczenia dekretacji można stosować? W szczególności czy dokumenty księgowe należy dekretować tak, aby oprócz informacji o kontach syntetycznych była jeszcze wzmianka o kontach analitycznych? – pyta czytelnik Dziennik Gazet Prawnej.
Jak odpowiada Krzysztof Piasecki, ekspert współpracujący z „DGP”, przy komputerowym prowadzeniu ksiąg wymogi dotyczące dekretacji są uproszczone: można zaniechać zapisania dekretacji na dokumencie, jeśli technika dokumentowania zapisów pozwala na jednoznaczne uzyskanie informacji zawartej w dekretacji. W praktyce wystarczy więc zapewnić łatwą i jednoznaczną identyfikację dokumentu z zapisem księgowym go dotyczącym oraz możliwość uzyskania czytelnych informacji o ujęciu zapisu na kontach księgowych.
Istnieje interpretacja nr PDP 4211/IN/CIT/6/2006 zalecająca drukowanie dekretacji z programu i dołączanie do każdego dowodu księgowego.
Obowiązuje zasada zapisania kont księgi głównej oraz ksiąg pomocniczych. Należy więc zapisać oznaczenie konta analitycznego oraz syntetycznego. W praktyce często wystarczy konto analityczne, jeśli numer konta syntetycznego z niego wynika. Możliwa jest też dekretacja niektórych kwot z dokumentu na konta analityczne, a innych na syntetyczne.
Zapis księgowy – oprócz kont księgowych i kwot – powinien też zawierać oznaczenie osoby, która ten zapis zaksięgowała.
Uproszczenia wymienionych reguł wolno stosować tylko w małym zakresie: jeśli zapis księgowy jest tworzony automatycznie, przez transmisję danych z innego systemu albo przez algorytm, to nie musi być opatrzony oznaczeniem osoby zatwierdzającej.
Więcej w Dzienniku Gazecie Prawnej z 14 marca 2011 r.