Jak podatkowo i składkowo rozliczyć posiłki wydane pracownikom

Rzeczpospolita (2011-05-24), autor: Renata Majewska , oprac.: GR

maj 25, 2011

Pracodawcy muszą w konkretnych sytuacjach zapewnić tzw. profilaktyczne posiłki. Mają taki obowiązek, gdy pracownicy i zleceniobiorcy wykonują zadania w warunkach szczególnie uciążliwych. Firmy często też oferują załodze bezpłatne obiady w zakładowych bufetach albo przekazują talony na posiłki w zewnętrznych jadłodajniach – czytamy w Rzeczpospolitej.

Jak czytamy w dzienniku, takie świadczenia dla obdarowanych pracowników i zleceniobiorców korzystają z różnych zwolnień ubezpieczeniowych i podatkowych. Dużo zależy od źródła ich sfinansowania czy formy przyznanego profitu.  

Od wartości prawidłowo udostępnionego zatrudnionemu profilaktycznego posiłku nie odprowadzamy składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, bez względu na jego koszt. Wolna od składek jest wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów bhp oraz ekwiwalenty za te świadczenia wypłacane zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra. Dotyczy to również bonów, talonów, kuponów albo innych znaków uprawniających do napojów bezalkoholowych, posiłków oraz artykułów spożywczych, gdy pracodawca – mimo ciążącego na nim obowiązku – nie jest w stanie sam wydać pracownikowi posiłku.

Z kolei zwolnienie podatkowe obejmuje:

– świadczenia rzeczowe i zamienne ekwiwalentu przysługujące na podstawie przepisów bhp, jeśli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub aktów wykonawczych,

– wartość otrzymanych przez pracownika bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do napojów bezalkoholowych, posiłków lub artykułów spożywczych, gdy zakład – mimo obciążającego go obowiązku wynikającego z przepisów bhp – nie ma możliwości wydania podwładnym tych towarów w naturze.

Bez wątpienia odprowadzamy zaliczkę od bonów, talonów, kuponów i innych dowodów uprawniających do napojów bezalkoholowych, posiłków lub artykułów spożywczych, gdy zamawiający – mimo obowiązku wynikającego z przepisów bhp – nie ma możliwości wydania tych towarów w naturze. Zwolnienie z art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o PIT zostało bowiem zarezerwowane wyłącznie dla pracowników. Fiskalne preferencje dotyczą już jednak gorących obiadów sprezentowanych bezpośrednio uprawnionym wykonawcom albo produktów dostarczonych im do samodzielnego przyrządzenia ciepłego dania: nie opłacamy od nich zaliczek. Przywilej z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT nie jest bowiem zastrzeżony tylko dla podwładnych.

Udostępniając zatrudnionym zbiorowe posiłki, oszczędzamy na należnościach ZUS w pewnych granicach. Warunek: nie wypłacamy z tego tytułu pieniędzy.

Relatywnie najmniej korzystne są kupony obiadowe pokryte z funduszy operacyjnych pracodawcy/zleceniodawcy. Są one wolne od składek do kwoty 190 zł miesięcznie na jednego pracownika/zleceniobiorcę, pod warunkiem że, podlegają wymianie na posiłki wyłącznie w punktach gastronomicznych i obdarowani nie kupią za nie produktów np. w sklepie i nie wymienią ich na gotówkę.

Bony obiadowe przekazane podwładnemu/zleceniobiorcy z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (zfśs) korzystają z nielimitowanego zwolnienia składkowego (§ 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia składkowego). Muszą jednak sprostać łącznie następującym kryteriom:

– regulamin socjalny obowiązujący w zakładzie przewiduje taką formę wsparcia personelu z tego źródła, a zleceniobiorców włącza do osób uprawnionych do ubiegania się o pomoc z zfśs,

– bon został przyznany na podstawie kryterium socjalnego, czyli sytuacji życiowej, rodzinnej i finansowej zainteresowanego; powinni go zatem dostać nieliczni.

Gdy kupon żywieniowy spełnia wskazane warunki, jest wyłączony z podstawy wymiaru składek pracownika/zleceniobiorcy. Nie ma przy tym znaczenia, czy obdarowany zrealizuje go w punkcie gastronomicznym czy w sklepie.

Wartość udostępnianych pracownikom/zleceniobiorcom bonów żywieniowych stanowi natomiast przychód w rozumieniu ustawy o PIT. Trzeba zatem odprowadzić od nich zaliczki na podatek dochodowy.

Więcej w Rzeczpospolitej z 24 maja 2011 r.