U osób prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów moment poniesienia kosztu wyznacza data wystawienia faktury. Problem polega na tym, że z reguły dokument ten i sam towar trafiają do firmy później.

Jak donosi Rzeczpospolita problem mają zwłaszcza ci, którzy korzystają z programów księgowych niepozwalających na wpisanie faktury miesiąc wstecz, z datą jej wystawienia. Organy podatkowe interpretują przepisy tak, jak wynika to z art. 22 ust. 6b ustawy o PIT: za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów w przypadku podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów uważa się dzień wystawienia faktury lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania kosztu. To, że faktura trafia do firmy często w miesiącu, następnym po miesiącu jej wystawienia, jest już zmartwieniem podatników.

Zasadą jest, że zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych trzeba wpisać do podatkowej księgi przychodów i rozchodów niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży.

Z jaką datą należy zewidencjonować zakupy, gdy podatnik otrzymał towar wraz z fakturą?
O tym decyduje data poniesienia kosztu, czyli art. 22 ust. 6b ustawy o PIT. Dlatego – jak wyjaśniają organy podatkowe -wydatki poniesione na zakup towarów będą kosztem z datą wystawienia faktury.
Przykładem jest interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 1 grudnia 2010 (IPPB1/415-825/10-2/ES).
Powołując się na art. 22 ust 6b ustawy o PIT, izba wyjaśniła: „w przedstawionym stanie faktycznym zaksięgowania w podatkowej księdze przychodów i rozchodów należy dokonać w dniu otrzymania towarów oraz faktury, wpisując w kolumnie 2 datę wystawienia faktury. Natomiast w kolumnie 16 podatkowej księgi przychodów i rozchodów <<Uwagi>> należy umieścić informację zawierającą wyjaśnienie dokonania zapisu z opóźnieniem”.

Tak samo należy zaksięgować zakup, gdy podatnik otrzymuje fakturę wcześniej niż towar. Jak wyjaśniła Izba Skarbowa w Katowicach w Interpretacji z 21 grudnia 2010 (IBPBI/1/415-960/10/SK): „zapisu dotyczącego poniesienia wydatków, stanowiących koszty uzyskania przychodów, należy dokonać w prowadzonej podatkowej księdze przychodów i rozchodów w dacie ich poniesienia, tj. w dniu wystawienia faktur, o ile wnioskodawca dysponował już wtedy tymi fakturami”.
To ostatnie zastrzeżenie wynika z tego, że w praktyce rzadko spotyka się, by odbiorca otrzymał fakturę w tym samym dniu, kiedy została wystawiona. Najczęściej dostaje ją później. W takiej sytuacji – zakładając, że nadal jest to data wcześniejsza niż dzień otrzymania towaru – „zapisu dotyczącego poniesienia tych wydatków należy dokonać w prowadzonej podatkowej księdze przychodów i rozchodów w oparciu o otrzymane faktury w dniu ich otrzymania (…) Przy czym w kolumnie 2 księgi wpisać należy daty zdarzenia gospodarczego, tj. wystawienia faktur, gdyż to one, co do zasady, dokumentują zdarzenia gospodarcze, których dotyczą. Natomiast w kolumnie 16 podatkowej księgi przychodów i rozchodów <<Uwagi>> należy umieścić informację zawierającą wyjaśnienie dokonania zapisów z opóźnieniem” – wyjaśniła katowicka izba.

W jakiej dacie zaksięgować zakup towarów handlowych dostarczonych np. 21 lipca wraz z fakturą wystawioną w poprzednim miesiącu? Jeżeli będziemy postępować zgodnie ze w/w stanowiskiem Izby Skarbowej w Warszawie, to wpisanie w kolumnie 2 podatkowej księgi przychodów i rozchodów daty np. 20 czerwca nie zmieni faktu, że ten koszt będzie potrącony w lipcu. Żaden z programów księgowych, nie pozwala na wpisanie w kolumnie 2 daty z poprzedniego miesiąca.
W takiej sytuacji organy podatkowe każą korygować koszty. „Zachodzi więc konieczność dokonania stosownej korekty kosztów uzyskania przychodów za okres, którego faktury dotyczą” – wyjaśniła Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji z 21 grudnia 2010.

A co w sytuacji, gdyby podatnik najpierw otrzymał towar i dopiero potem fakturę?
Musimy pamiętać o wspomnianej na wstępie zasadzie, że zakup towarów handlowych należy wpisać do podatkowej księgi przychodów i rozchodów niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży.
Dlatego, jak wyjaśnił Pierwszy Urząd Skarbowy w Rzeszowie w postanowieniu z 1 sierpnia 2007 (I.US.I-415-32/07): „w przypadku wcześniejszego otrzymania towaru niż faktury podstawą zapisu w księdze jest szczegółowo określony w § 16 ust 1 rozporządzenia opis towaru”.
Nie zmienia to jednak faktu, że momentem poniesienia kosztu jest data wystawienia faktury.
Dlatego „w przypadku jeżeli podatnik otrzymał fakturę później niż widniejąca na niej data wystawienia, a w międzyczasie dokonał już innych zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, należy w księdze podatkowej w kolumnie <<Data zdarzenia gospodarczego>> wpisać datę wystawienia faktury, przy czym faktura ta zostanie wpisana w dniu jej faktycznego otrzymania. W kolumnie <<Uwagi>>  można wpisać adnotację wyjaśniającą przyczynę braku chronologii w księdze związaną z późniejszym otrzymaniem, a tym samym ujęciem danej faktury w księdze podatkowej” – wyjaśnił Pierwszy Urząd Skarbowy w Lublinie (postanowienie z 31 maja 2007, P2/ 415-14/07).

Więcej w Rzeczpospolitej z 27 lipca 2011 r.