Pracownik na podstawie umowy zawartej z pracodawcą może wykorzystywać prywatny samochód w celach służbowych. Koszty zwracane pracownikowi z tego tytułu pracodawca księguje jako koszty działalności operacyjnej – informuje Dziennik Gazeta Prawna.

Zasady dokonywania zwrotów kosztów używania przez pracowników aut prywatnych określa rozporządzenie ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Należy pamiętać o ograniczeniach zwrotu związanych z nieobecnością pracownika. Kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w pracy trwającej co najmniej 8 godzin. Ta sama zasada dotyczy każdego dnia roboczego, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Podstawą ujęcia w księgach tych kosztów z zastosowaniem metody miesięcznego ryczałtu jest pisemne oświadczenie złożone przez pracownika o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych. W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu konieczne jest prowadzenie przez osobę używającą pojazd ewidencji przebiegu pojazdu. Ewidencja ta na koniec miesiąca musi być poświadczona przez pracodawcę. W razie jej braku wydatki z tytułu jazd lokalnych rozliczane według liczby faktycznie przejechanych kilometrów nie stanowią kosztu dla celów podatkowych.

Na ujęcie w księgach rachunkowych zwrotów wpływa kwestia opodatkowania i oskładkowania tego świadczenia. Otrzymywane przez pracownika kwoty z tytułu używania samochodu dla potrzeb pracodawcy stanowią przychód ze stosunku pracy i podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym na ogólnych zasadach.

Zwrot kosztów zgodnie z rozporządzeniem ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Tak samo jest w przypadku składki zdrowotnej.

Więcej w Dzienniku Gazecie Prawnej z 1 sierpnia 2011 r.