Jak czytamy w Rzeczpospolitej w świetle obowiązujących przepisów z zakresu rachunkowości zarówno faktura otrzymana drogą elektroniczną, jak i rachunek przesłany e-mailem bez podpisu stanowią dowód księgowy jedynie w przypadku zapewnienia zgodności z wymogami określonymi w art. 21 ustawy o rachunkowości.

Oznacza to, że dokumenty te muszą zawierać co najmniej określenie stron operacji, jej opis, wartość, datę.
Art. 21 ust. 2 ustawy daje możliwość pominięcia umieszczania na dowodzie podpisu wystawcy oraz stwierdzenia, że dany dokument został sprawdzony i zakwalifikowany do ujęcia w księgach rachunkowych wraz z określeniem sposobu ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja). Musi to jednak wynikać z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych, co w przypadku faktur elektronicznych jest spełnione, gdyż wprost wynika z rozporządzenia ministra finansów z 17 grudnia 2010 r. określającego sposób oraz warunki przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także zasady przechowywania oraz tryb udostępniania faktur przesyłanych drogą elektroniczną organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

W przypadku rachunku jest również spełnione, gdyż jest następstwem znowelizowanego w lutym 2011 r. rozporządzenia ministra finansów w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach.

Od 1 stycznia 2011 r. można też zaksięgować faktury przesłane e-mailem. Tego dnia weszło w życie wspomniane rozporządzenie ministra finansów z 17 grudnia 2010 r. Faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej w dowolnym formacie.

Pojawiły się już pierwsze korzystne dla podatników interpretacje indywidualne. Taką interpretację m.in. wydal dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie (nr IPPP1-443-1175/10-4/EK), który udzielił odpowiedzi na pytanie podatnika w zakresie przesyłania e-mailem faktur elektronicznych w formacie PDF oraz prawa do odliczenia podatku od towarów i usług z tak otrzymywanych faktur. W opinii podatnika przesyłanie e-mailem faktur elektronicznych VAT w formacie PDF, dokumentujących sprzedaż, spełnia warunki określone w ustawie o podatku od towarów i usług, a w przypadku faktur korygujących sprzedaż in minus daje prawo do pomniejszenia podatku należnego. Jego zdaniem otrzymywanie w analogiczny sposób faktur zakupowych spełnia ustawowe wymogi i umożliwia odliczenie VAT. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie przyznał, iż stanowisko podatnika w świetle obowiązujących przepisów było prawidłowe.

Ustawa o rachunkowości dopuszcza, aby część dokumentów księgowych była przechowywana na informatycznych nośnikach danych, pod warunkiem zapewnienia możliwości późniejszego odtworzenia tych dokumentów w formie wydruków. Zgodnie z regulacjami przyjętymi w ustawie o rachunkowości dowód księgowy powinien być przechowywany przez pięć lat. Okres ten liczony jest od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dany dowód księgowy dotyczy. W przypadku gdy spółka nie jest w stanie zapewnić przechowywania dokumentów w formie elektronicznej przez okres zgodny z wymogami określonymi w ustawie o rachunkowości, wówczas wszystkie faktury elektroniczne powinny być wydrukowane nie później niż na koniec roku obrotowego.

Zasady przechowywania oraz archiwizowania dokumentów obowiązują zarówno wystawiającego, jak i odbiorcę faktury. Dokumenty w formie elektronicznej przy założeniu zachowania wymogów związanych z przechowywaniem i archiwizowaniem nie muszą więc być dodatkowo drukowane.
Warunkiem koniecznym jest uprzednia akceptacja przyjętego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury. Akceptacja może być wyrażona zarówno w formie pisemnej, jak i ustnej.

Należy podkreślić, że wystawca faktury elektronicznej nie ma prawnego obowiązku każdorazowo oświadczać, że stosowane przez niego procedury spełniają wymogi odnośnie do zapewnienia autentyczności i integralności treści faktur elektronicznych. Zgodnie z par. 2 ust. 2 pkt 2 grudniowego rozporządzenia w przypadku stosowania przez strony transakcji z elektronicznej wymiany danych powinny one uprzednio podpisać stosowną umowę, w której przewidziano stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury, a także integralność jej treści.

Więcej w Dzienniku Gazecie Prawnej z 22 sierpnia 2011 r.