Pracownica przebywała na zwolnieniu chorobowym z tytułu wypadku przy pracy od 1 do 10 stycznia br. Z tego tytułu wypłaciliśmy jej zasiłek chorobowy. 11 stycznia wróciła do pracy, a z końcem tego miesiąca rozwiązała się umowa zawarta z nią na czas określony. Księgowa przez nieuwagę naliczyła i wypłaciła tej osobie w styczniu zbyt wysoki zasiłek chorobowy (zawyżyła jego podstawę wymiaru, wliczając jubileuszówkę zwolnioną ze składek na ZUS). W wyniku tej pomyłki powstała nadpłata zasiłku chorobowego. Była pracownica nadwyżki już nie zwróciła. Czy powinna oddać tę nadpłatę? Czy od tej nadwyżki trzeba odprowadzić składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz podatek dochodowy? Jak skorygować dokumenty ubezpieczeniowe złożone w ZUS? – pyta czytelniczka Rzeczpospolitej.
Księgowa, wliczając do podstawy wymiaru zasiłku wypadkowego nagrodę jubileuszową, która jest zwolniona ze składek, zawyżyła wysokość świadczenia. Po skorygowaniu błędu podstawa zasiłku będzie niższa, a więc i sama kwota świadczenia zmaleje.
Korekty nie da się tu uniknąć. Z punktu widzenia przepisów ubezpieczeniowych złożenie dokumentów „prostujących” fakty do ZUS jest w tej sytuacji konieczne. W zestawie złożonym za styczeń są bowiem w tej chwili dwa błędy – zbyt wysoka kwota zasiłku oraz niesłusznie obniżona o nią suma składek na ubezpieczenia społeczne należne do zapłaty.
Pracodawca, który wypłaca zasiłki finansowane ze środków publicznych, ma prawo wliczyć je w ciężar składek. Składki należne za dany miesiąc i zasiłki wypłacone w tym miesiącu rozlicza w jednej deklaracji ZUS DRA. Wskutek tego dokonuje wpłaty na ubezpieczenia społeczne w wysokości, którą stanowi różnica między wykazaną w deklaracji sumą należnych składek a m.in. stawką wypłaconych zasiłków (tzw. uznań). Nie może jednak rozliczyć w deklaracji świadczeń wypłaconych bezpodstawnie. A z taką sytuacją mamy do czynienia w stanie faktycznym wykazanym przez czytelnika „Rz”. Bezpodstawnie wypłacony zasiłek to taki, który pracodawca jako płatnik źle ustalił – np. przyznał do niego prawo niesłusznie lub zawyżył podstawę wymiaru tego zasiłku albo jego stawkę dzienną (np. zamiast 80 czy 70 proc. wypłacił go w wysokości 100 proc).
Skoro pracodawca nieprawidłowo ustalił zasiłek wypadkowy, a złożył już dokumenty rozliczeniowe za styczeń, musi je skorygować. W raporcie ZUS RSA (świadczeniowym) powinien podać poprawną wysokość zasiłku, czyli uzyskaną po ponownym przeliczeniu jego podstawy. Następnie musi skorygować deklarację rozliczeniową ZUS DRA, w której płatnik odliczył nadpłacony zasiłek od należności z tytułu składek społecznych. Może w niej odliczyć tylko przysługującą część zasiłku.
Po tych zmianach na koncie pracodawcy pojawi się niedopłata. Trzeba ją uregulować wraz z odsetkami za zwłokę – chyba że ich kwota nie przekroczy 6,60 zł, wtedy nie należy opłacać karnych procentów.
Pozostaje jeszcze sprawa ewentualnego zwrotu nadwyżki zasiłku przez pracownicę. Stosunek pracy został już z nią rozwiązany i zapewne nie odda pobranych pieniędzy. Dodatkowo nie zobowiązują jej do tego przepisy. Musiałaby oddać nadpłatę, gdyby to ona ponosiła winę za złe obliczenia. Skoro jednak to wina płatnika, to pracownica nie musi zwracać tych pieniędzy.
Pracodawca mógłby dochodzić roszczeń na drodze cywilnej z tytułu bezpodstawnego wzbogacenia. Jednak po pierwsze, kwota nadpłaty na pewno nie jest warta tego wysiłku. Po drugie – jeśli pracownica wydatkowała już środki na bieżące potrzeby bez świadomości, że dostała za dużo, szanse na odzyskanie nadpłaty są właściwie nierealne. Pozostaje więc umorzyć nadwyżkę.
Jak jednak potraktować takie umorzenie z punktu widzenia podatku i składek na ZUS? Czy jest to dodatkowy przychód pracownika? W pierwszej chwili wydaje się, że nie. W styczniu płatnik rozliczył już bowiem przychód pracownicy zgodnie ze stanem faktycznym – czyli pobrał zaliczkę na podatek od całego zasiłku – tego nadpłaconego, bez odliczania składek (którym zasiłki nie podlegają). Również od wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca naliczono daniny publiczne.
Jednak jeśli uznać, że nadpłacona część zasiłku nie jest już zasiłkiem, lecz przychodem ze stosunku pracy, sprawa przyjmie odmienny obrót. Różnicę (część nienależną) zasiłku trzeba wtedy oskładkować i ponownie przeliczyć styczniowy przychód, robiąc korektę listy płac. Cały czas mamy bowiem do czynienia z przychodem uzyskanym w styczniu, w postaci tej różnicy.
Korekta listy płac polega na doliczeniu nadpłaty zasiłku do przychodu z tytułu wynagrodzenia za pracę i naliczeniu od tej sumy wszystkich składek oraz uwzględnieniu zasiłku w prawidłowej, należnej wysokości.
Trzeba zatem ponownie wszystko przeliczyć, ustalając nową kwotę należnych składek do ZUS (ujmując to też w korektach dokumentów do ZUS za styczeń) oraz zaliczkę na podatek.
Jak wynika z podanego przykładu, zaliczka wcale nie musi ulec zmianie. Przy ustalaniu jej wysokości należy bowiem odjąć tylko te składki ubezpieczeniowe, które pracodawca faktycznie potrącił z dochodu pracownicy w styczniu. Składki naliczone od nadpłaconej części zasiłku ureguluje płatnik po wysłaniu korekt do ZUS.
Gdyby pracownica zwróciła zapłacone za nią (w jej części) składki od nadpłaty zasiłku, mogłaby je odliczyć w zeznaniu rocznym. Jednak skoro nie oddała samego zasiłku, to najprawdopodobniej nie zwróci również składek. Wtedy w miesiącu ich uiszczenia przez płatnika do ZUS stałyby się ponownym jej przychodem ze stosunku pracy.
Więcej w Rzeczpospolitej z 12 marca 2013 r.