Okres przechowywania dokumentacji niearchiwalnej liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od 1 stycznia roku następnego po roku, w którym nastąpiło ostateczne zakończenie spraw, których dokumentacja ta dotyczy – czytamy w Rzeczpospolitej.
Jest to definicja potoczna, co prawda oddająca istotę sprawy, ale nieco odbiegająca od definicji urzędowej, mówiącej że okres ów liczy się w podany wyżej sposób „po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb danego organu lub jednostki organizacyjnej oraz dla celów kontrolnych” (rozporządzenie ministra kultury z 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych).
Te dwie z pozoru proste konstrukcje nastręczają czasami wielu kłopotów, bowiem wykazy akt, kwalifikując dokumentację, określają jej okres przechowywania np. na pięć lat – kategoria archiwalna B5. Często jednak nie precyzują momentu, od którego ten okres należy liczyć, to znaczy kiedy następuje zakończenie sprawy lub od kiedy dokumentacja traci praktyczne znaczenie dla danej instytucji oraz dla celów kontrolnych. Przyjęto, że momentem zakończenia sprawy dla:
– indywidualnej dokumentacji medycznej jest data ostatniego wpisu w tej dokumentacji,
– akt personalnych jest dzień zakończenia pracy u danego pracodawcy,
– akt normatywnych jest dzień uchylenia normatywu lub wejścia w życie nowego, regulującego tę samą materię,
– umów i kontraktów jest dzień ich wygaśnięcia,
– spraw sądowych prowadzonych przez organ lub urząd jest dzień uprawomocnienia się wyroku lub umorzenia sprawy. W sądach okresy te oblicza się według odrębnych przepisów oraz zupełnie innych zasad,
– dokumentacji technicznej własnych lub użytkowanych obiektów, maszyn i urządzeń jest dzień zbycia, utraty lub zniszczenia (rozbiórki) budynku, maszyny, urządzenia,
– polis ubezpieczeniowych jest dzień ich wygaśnięcia,
– umów najmu lokali i nieruchomości jest dzień wygaśnięcia umów,
– pozwoleń budowlanych, ich rejestrów i dokumentacji stanowiącej podstawę ich wydania w urzędach organów uprawnionych do wydania tych pozwoleń jest dzień zburzenia obiektu, którego pozwolenie dotyczy,
– dowodów księgowych dotyczących finansowania inwestycji jest dzień jej zakończenia.
Jest to definicja potoczna, co prawda oddająca istotę sprawy, ale nieco odbiegająca od definicji urzędowej, mówiącej że okres ów liczy się w podany wyżej sposób „po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb danego organu lub jednostki organizacyjnej oraz dla celów kontrolnych” (rozporządzenie ministra kultury z 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych).
Te dwie z pozoru proste konstrukcje nastręczają czasami wielu kłopotów, bowiem wykazy akt, kwalifikując dokumentację, określają jej okres przechowywania np. na pięć lat – kategoria archiwalna B5. Często jednak nie precyzują momentu, od którego ten okres należy liczyć, to znaczy kiedy następuje zakończenie sprawy lub od kiedy dokumentacja traci praktyczne znaczenie dla danej instytucji oraz dla celów kontrolnych. Przyjęto, że momentem zakończenia sprawy dla:
– indywidualnej dokumentacji medycznej jest data ostatniego wpisu w tej dokumentacji,
– akt personalnych jest dzień zakończenia pracy u danego pracodawcy,
– akt normatywnych jest dzień uchylenia normatywu lub wejścia w życie nowego, regulującego tę samą materię,
– umów i kontraktów jest dzień ich wygaśnięcia,
– spraw sądowych prowadzonych przez organ lub urząd jest dzień uprawomocnienia się wyroku lub umorzenia sprawy. W sądach okresy te oblicza się według odrębnych przepisów oraz zupełnie innych zasad,
– dokumentacji technicznej własnych lub użytkowanych obiektów, maszyn i urządzeń jest dzień zbycia, utraty lub zniszczenia (rozbiórki) budynku, maszyny, urządzenia,
– polis ubezpieczeniowych jest dzień ich wygaśnięcia,
– umów najmu lokali i nieruchomości jest dzień wygaśnięcia umów,
– pozwoleń budowlanych, ich rejestrów i dokumentacji stanowiącej podstawę ich wydania w urzędach organów uprawnionych do wydania tych pozwoleń jest dzień zburzenia obiektu, którego pozwolenie dotyczy,
– dowodów księgowych dotyczących finansowania inwestycji jest dzień jej zakończenia.
Więcej w Rzeczpospolitej z 17 czerwca 2014 r.