Zaliczka na zagraniczny wyjazd służbowy pracownika jest wypłacana w złotych lub w walucie obcej. Obliczenie kosztów podróży może spowodować, że konieczne będzie ustalenie skutków zmiany notowań euro czy dolara – czytamy w Rzeczpospolitej.
Pracodawca ma obowiązek wypłacić pracownikowi zaliczkę na pokrycie kosztów delegacji. Wysokość zaliczki powinna być określona w poleceniu wyjazdu służbowego oraz wynikać ze wstępnej kalkulacji kosztów delegacji.
W przypadku skierowania pracownika poza terytorium Polski zaliczka może być wypłacona:
– w walucie kraju, do którego kierowany jest pracownik. W takim przypadku zaliczka zostanie ujęta w księgach pracodawcy z zastosowaniem kursu zgodnego z art. 30 ust. 2 ustawy o rachunkowości,
– za zgodą pracownika w złotych i w takim przypadku zaliczka zostanie przewalutowana po kursie średnim NBP z dnia wypłaty zaliczki.
Pracownik ma obowiązek rozliczyć podróż służbową w ciągu 14 dni od jej zakończenia. Dokument rozliczenia wyjazdu wraz z załącznikami w postaci faktur i rachunków potwierdzających poniesienie określonych kosztów jest podstawą formalną do rozliczenia się z wydatków z pracodawcą. Pozwala on ustalić przysługującą pracownikowi należność z tytułu odbycia podróży służbowej lub jego zobowiązanie wynikające z przeszacowania zaliczki. Udokumentowanie wyjazdu ma znaczenie również dla celów podatkowych. Jeśli podróż służbowa związana jest z prowadzoną przez jednostkę działalnością gospodarczą, to wypłacone diety i inne koszty zwrócone pracownikowi z tytułu odbytej podróży służbowej są dla pracodawcy kosztem uzyskania przychodów.
Rozliczenie podróży służbowej zagranicznej, zgodnie z § 20 ust. 3 rozporządzenia, jest realizowane:
– w walucie otrzymanej zaliczki,
– w walucie wymienialnej albo
– w walucie polskiej, przeliczonej według średniego kursu z dnia wypłacenia zaliczki,
– według średniego kursu z dnia wypłacenia zaliczki.
Pracodawca ma obowiązek wypłacić pracownikowi zaliczkę na pokrycie kosztów delegacji. Wysokość zaliczki powinna być określona w poleceniu wyjazdu służbowego oraz wynikać ze wstępnej kalkulacji kosztów delegacji.
W przypadku skierowania pracownika poza terytorium Polski zaliczka może być wypłacona:
– w walucie kraju, do którego kierowany jest pracownik. W takim przypadku zaliczka zostanie ujęta w księgach pracodawcy z zastosowaniem kursu zgodnego z art. 30 ust. 2 ustawy o rachunkowości,
– za zgodą pracownika w złotych i w takim przypadku zaliczka zostanie przewalutowana po kursie średnim NBP z dnia wypłaty zaliczki.
Pracownik ma obowiązek rozliczyć podróż służbową w ciągu 14 dni od jej zakończenia. Dokument rozliczenia wyjazdu wraz z załącznikami w postaci faktur i rachunków potwierdzających poniesienie określonych kosztów jest podstawą formalną do rozliczenia się z wydatków z pracodawcą. Pozwala on ustalić przysługującą pracownikowi należność z tytułu odbycia podróży służbowej lub jego zobowiązanie wynikające z przeszacowania zaliczki. Udokumentowanie wyjazdu ma znaczenie również dla celów podatkowych. Jeśli podróż służbowa związana jest z prowadzoną przez jednostkę działalnością gospodarczą, to wypłacone diety i inne koszty zwrócone pracownikowi z tytułu odbytej podróży służbowej są dla pracodawcy kosztem uzyskania przychodów.
Rozliczenie podróży służbowej zagranicznej, zgodnie z § 20 ust. 3 rozporządzenia, jest realizowane:
– w walucie otrzymanej zaliczki,
– w walucie wymienialnej albo
– w walucie polskiej, przeliczonej według średniego kursu z dnia wypłacenia zaliczki,
– według średniego kursu z dnia wypłacenia zaliczki.
Zgodnie z art. 15 ust. 1 pkt 2 ustawy o CIT oraz art. na ust. 2 ustawy o PIT, koszty ponoszone w walutach obcych przelicza się na złote po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. Dniem poniesienia kosztu jest dzień, w którym ujęto koszt w księgach rachunkowych na podstawie otrzymanej faktury bądź innego dowodu księgowego. Zatem przy przeliczeniu kosztów podróży służbowej opłaconych przez pracownika, zarówno przy ujęciu podatkowym, jak i bilansowym, stosuje się średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego, który poprzedza dzień rozliczenia delegacji. W przypadku, gdy wydatki zostały opłacone bezpośrednio przez pracodawcę (np. koszty biletów lotniczych, hotelu), data z faktury lub rachunku będzie dniem poniesienia kosztu.
Jeśli kurs do wyceny zaliczki będzie się różnił od kursu przyjętego do przeliczenia kosztów podróży, to powstaną różnice kursowe na rachunku walutowym oraz na rozrachunkach z pracownikiem.
Więcej w Rzeczpospolitej z 23 czerwca 2014 r.