Doradca podatkowy wskazał, iż należy doliczać do przychodu zwrot kosztów noclegu handlowcom, którzy obsługują regiony sprzedaży. Jak to ująć w księgach rachunkowych i zaewidencjonować zwroty innych wydatków, jeśli nie musimy ich doliczać do przychodu handlowca? – pyta czytelnik Dziennika Gazety Prawnej.
Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Użycie w tym przepisie słowa „w szczególności” oznacza, że wymienione w nim kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Dlatego przychodami ze stosunku pracy są wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz świadczenia nieodpłatne czy też częściowo odpłatne lub świadczenia w naturze, skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym.
Organy podatkowe podkreślają, iż za przychody należy uznać każdą formę przysporzenia majątkowego, zarówno formę pieniężną, jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika. Dla celów podatkowych nieodpłatne świadczenie obejmuje działanie lub zaniechanie na rzecz innej osoby oraz wszystkie zjawiska gospodarcze i zdarzenia prawne, których następstwem jest uzyskanie korzyści kosztem innego podmiotu, lub te wszystkie zdarzenia prawne i zdarzenia gospodarcze w działalności osób, których skutkiem jest nieodpłatne – to jest niezwiązane z kosztami lub inną formą ekwiwalentu – przysporzenie majątku innej osobie, mające konkretny wymiar finansowy.
Z punktu widzenia rozliczenia handlowców należy wskazać, iż wyjazdy ich na terenach województw przypisanych w umowach o pracę nie są podróżami służbowymi w rozumieniu przepisów ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.). Na gruncie przepisów prawa pracy nie ma przeszkód, aby katalog świadczeń związanych z pracą obowiązujący u danego pracodawcy przewidywał zapewnienie pracownikowi noclegu bądź zwrot kosztów noclegu związanego z wykonywaniem zadań służbowych poza miejscowością zamieszkania pracownika. Ale zapewnienie tego rodzaju świadczeń nie należy do obowiązków pracodawcy. Stąd zwrot pracownikowi zwiększonych kosztów wykonywania pracy (niemający charakteru wynagrodzenia za pracę) stanowi dodatkowe świadczenie otrzymywane przez pracownika od pracodawcy.
W przypadku gdy pracownik nie jest w podróży służbowej – tak jak to ma tu miejsce na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy o PIT, wolna od podatku dochodowego jest wartość świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracowników, z zastrzeżeniem ust. 14 – do wysokości nieprzekraczającej kwoty 500 zł. Natomiast wartość świadczenia – przekraczająca kwotę 500 zł – ponoszona przez pracodawcę z tytułu zapewnienia noclegu tym pracownikom, pracodawca ma obowiązek doliczyć do wynagrodzenia wypłaconego temu pracownikowi w danym miesiącu i od łącznej wartości obliczyć, pobrać i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy według zasad przewidzianych dla opodatkowania przychodów ze stosunku pracy, zgodnie z art. 31,32 i 38 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 ze zm.).
W zakresie zwrotu wydatków związanych z wykorzystywaniem samochodów służbowych przez pracowników do wykonywania obowiązków służbowych należy stwierdzić, że dokonywany zwrot kosztów za paliwo oraz opłat za przejazdy płatnymi drogami i opłat parkingowych nie powoduje uzyskania przez tych pracowników przychodów z nieodpłatnych świadczeń w rozumieniu ustawy o PIT z tytułu pokrycia ww. kosztów eksploatacyjnych. Wydatki te nie mają charakteru osobistego. Dotyczą wyłącznie pojazdu firmowego, stanowiącego element wyposażenia stanowiska służbowego. Tym samym nie powstaje obowiązek ustalenia przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych z tytułu zwrotu kosztów za paliwo oraz kosztów za przejazdy płatnymi drogami i opłat parkingowych.
Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Użycie w tym przepisie słowa „w szczególności” oznacza, że wymienione w nim kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Dlatego przychodami ze stosunku pracy są wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz świadczenia nieodpłatne czy też częściowo odpłatne lub świadczenia w naturze, skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym.
Organy podatkowe podkreślają, iż za przychody należy uznać każdą formę przysporzenia majątkowego, zarówno formę pieniężną, jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika. Dla celów podatkowych nieodpłatne świadczenie obejmuje działanie lub zaniechanie na rzecz innej osoby oraz wszystkie zjawiska gospodarcze i zdarzenia prawne, których następstwem jest uzyskanie korzyści kosztem innego podmiotu, lub te wszystkie zdarzenia prawne i zdarzenia gospodarcze w działalności osób, których skutkiem jest nieodpłatne – to jest niezwiązane z kosztami lub inną formą ekwiwalentu – przysporzenie majątku innej osobie, mające konkretny wymiar finansowy.
Z punktu widzenia rozliczenia handlowców należy wskazać, iż wyjazdy ich na terenach województw przypisanych w umowach o pracę nie są podróżami służbowymi w rozumieniu przepisów ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.). Na gruncie przepisów prawa pracy nie ma przeszkód, aby katalog świadczeń związanych z pracą obowiązujący u danego pracodawcy przewidywał zapewnienie pracownikowi noclegu bądź zwrot kosztów noclegu związanego z wykonywaniem zadań służbowych poza miejscowością zamieszkania pracownika. Ale zapewnienie tego rodzaju świadczeń nie należy do obowiązków pracodawcy. Stąd zwrot pracownikowi zwiększonych kosztów wykonywania pracy (niemający charakteru wynagrodzenia za pracę) stanowi dodatkowe świadczenie otrzymywane przez pracownika od pracodawcy.
W przypadku gdy pracownik nie jest w podróży służbowej – tak jak to ma tu miejsce na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy o PIT, wolna od podatku dochodowego jest wartość świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracowników, z zastrzeżeniem ust. 14 – do wysokości nieprzekraczającej kwoty 500 zł. Natomiast wartość świadczenia – przekraczająca kwotę 500 zł – ponoszona przez pracodawcę z tytułu zapewnienia noclegu tym pracownikom, pracodawca ma obowiązek doliczyć do wynagrodzenia wypłaconego temu pracownikowi w danym miesiącu i od łącznej wartości obliczyć, pobrać i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy według zasad przewidzianych dla opodatkowania przychodów ze stosunku pracy, zgodnie z art. 31,32 i 38 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 ze zm.).
W zakresie zwrotu wydatków związanych z wykorzystywaniem samochodów służbowych przez pracowników do wykonywania obowiązków służbowych należy stwierdzić, że dokonywany zwrot kosztów za paliwo oraz opłat za przejazdy płatnymi drogami i opłat parkingowych nie powoduje uzyskania przez tych pracowników przychodów z nieodpłatnych świadczeń w rozumieniu ustawy o PIT z tytułu pokrycia ww. kosztów eksploatacyjnych. Wydatki te nie mają charakteru osobistego. Dotyczą wyłącznie pojazdu firmowego, stanowiącego element wyposażenia stanowiska służbowego. Tym samym nie powstaje obowiązek ustalenia przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych z tytułu zwrotu kosztów za paliwo oraz kosztów za przejazdy płatnymi drogami i opłat parkingowych.
Więcej w Dzienniku Gazecie Prawnej z 7 lipca 2014 r.