Niezmiernie ważne jest zaangażowanie w proces wdrożenia RODO także zarządu spółki lub osób zarządzających innymi formami przedsiębiorstw. Pozwoli to na pełne zrozumienie problemu osobom, które mają na nią decydujący wpływ. Szczególną uwagę należy poświęcić również działom marketingu, analityki, sprzedaży, kadr, IT i compliance.

Sposób przekazywania wiedzy na temat RODO może mieć oczywiście różną formę, chociaż najlepszy efekt dają szkolenia dedykowane konkretnemu administratorowi czy podmiotowi przetwarzającemu. Umożliwia to przedstawienie obowiązków wynikających z RODO w kontekście procesów biznesowych administratora lub podmiotu przetwarzającego. Na rynku regularnie przeprowadzane są szkolenia zamknięte z tej tematyki. Co równie ważne, Biuro Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych organizuje konferencje otwarte (i bezpłatne) z tematyki RODO, na które warto oddelegować osoby zaangażowane w prace wdrożeniowe. Oczywiście dostępnych jest wiele studiów podyplomowych z tego zakresu, co długoterminowo również przyniesie oczekiwany efekt. Ciekawym pomysłem jest także budowanie świadomości w oparciu o grywalizację, czyli zwiększanie zaangażowania ludzi i poszerzanie ich wiedzy w oparciu o działania wykorzystywane w grach w sytuacjach, które grami nie są, w tym związanych z wdrożeniem i stosowaniem wymagań RODO. Tego typu usługi są już obecne na polskim rynku i warto się nimi zainteresować na etapie podnoszenia świadomości i wiedzy o RODO. Celem tego procesu jest upewnienie się, czy wszystkie osoby zaangażowane w proces wdrożenia rozumieją, dokąd zmierza taki proces i jakie mają być jego efekty. Im większa świadomość, tym wdrożenie RODO powinno przebiegać sprawniej. Obserwujemy, że wdrożenie RODO obciąża dodatkowo osoby, które równolegle wykonują swoją bieżącą pracę (np. w działach marketingu, HR, IT). Świadomość znaczenia zmian wynikających z RODO i ich wpływu na wykonywanie bieżącej pracy ułatwia im zrozumienie konieczności wykonania dodatkowych zadań.

Najważniejsze jest przy tym uświadomienie zespołowi, że 25 maja 2018 r. to dopiero początek, bowiem praca z RODO będzie stałym elementem prowadzonej działalności i każdego z procesów, w których przetwarzane są dane osobowe. Warto zatem podkreślić, że budowanie świadomości nie powinno się ograniczać do odbycia kilku szkoleń przez wybrane osoby. Wynika to choćby z tego, że wciąż brakuje regulacji krajowych odnoszących się do RODO, a proces ich uchwalania może zająć jeszcze kilka miesięcy. Ponadto niezmiernie istotna jest bieżąca wiedza o stanowiskach co do poszczególnych problemów prawnych zajmowanych nie tylko przez polski organ nadzoru, ale też organy z innych krajów, jak również stanowiska publikowane regularnie przez tzw. Grupę Roboczą art. 29 będącą ciałem doradczym przy Komisji Europejskiej.

Więcej w Dzienniku Gazecie Prawnej z 30 stycznia 2018 r.