Przepisy dotyczące prowadzenia dokumentacji pracowniczej nie precyzują zasad archiwizacji takich podań. Resort pracy uważa zaś, że powinny być zapisywane w systemie teleinformatycznym w formacie oryginalnym lub jako PDF – czytamy w Dzienniku Gazecie Prawnej.
Od 1 stycznia 2019 r. po raz pierwszy uregulowano zasady prowadzenia elektronicznej dokumentacji pracowniczej. Poświęcone temu zostały rozdziały 3 i 4 rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369). Od początku ubiegłego roku dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej musi zatem spełniać wiele wymagań wynikających z wymienionych przepisów, a przede wszystkim musi być prowadzona w systemie teleinformatycznym posiadającym odpowiednie zabezpieczenia.
W rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej nie ma jednak w ogóle regulacji dotyczących wniosków składanych przez pracowników w postaci e-maili, które niewątpliwie spełniają wymóg wniosku elektronicznego. W stanowisku z 12 lutego 2020 r. resort rodziny odniósł się do tego problemu, wskazując kilka ważnych reguł:
1) wnioski urlopowe wysyłane e-mailami powinny być zapisywane w systemie teleinformatycznym, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza,
2) wniosek zawarty w treści wiadomości e-mail może być zapisany jako plik w oryginalnym formacie lub w formacie PDF,
3) wniosek może być umieszczony w treści wiadomości e-mail lub w załączniku do takiej wiadomości i nie musi być opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Jeżeli pracodawca wprowadziłby wymóg podpisywania wniosków przez pracownika kwalifikowanym podpisem elektronicznym, to należy pamiętać, że nie jest już później możliwe zmienianie formatu pliku, w którym wniosek został sporządzony. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w swoim stanowisku zwraca uwagę, że jakakolwiek zmiana treści tego dokumentu albo zmiana formatu, w jakim został on pierwotnie zapisany, spowodowałaby uszkodzenie podpisu elektronicznego i w konsekwencji utworzenie niepodpisanej kopii tego dokumentu.
Wymóg prawny opatrywania dokumentów kwalifikowanym podpisem elektronicznym dotyczy tylko dokumentów skanowanych, które wpłynęły do pracodawcy jako dokumenty papierowe i wynika on wprost z par. 11 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Więcej w Dzienniku Gazecie Prawnej z 5 marca 2020 r.