Poza ustną informacją pracownik powinien pokazać pracodawcy dokumenty (odpis aktu zawarcia małżeństwa, nowy dowód osobisty), które potwierdzą zmiany.

Pracodawca – płatnik musi zgłaszać do ZUS wszystkie zmiany w stosunku do danych wykazanych w zgłoszeniach do ubezpieczeń społecznych, jakie złożył za osoby ubezpieczone. Ma na to siedem dni, licząc od dnia zaistnienia zmian bądź stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS. Za zgłoszenie zmian po terminie płatnikowi grozi 5 tys. zł grzywny. Tak wynika z art. 98 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Gdy modyfikacje dotyczą danych identyfikacyjnych ubezpieczonego, takich jak: numer PESEL lub NIP, nazwisko, imię pierwsze, data urodzenia bądź seria i numer dowodu osobistego lub paszportu, pracodawca jest zobowiązany do dokonania zgłoszenia tych zmian na formularzu ZUS ZIUA.

O zmianie nazwiska pracodawca poinformuje także instytucję ubezpieczeniową czy placówkę medyczną, jeśli dobrowolnie ubezpiecza w niej pracownika.

Zmiana nazwiska nie powoduje konieczności sporządzenia nowej umowy o pracę albo jej anektowania.

W sytuacji, gdy pracownik, który zmienił nazwisko, ma np. pełnomocnictwo od zarządu firmy upoważniające do sporządzania czy podpisywania lub uwierzytelniania określonych dokumentów w imieniu przedsiębiorcy powinien posługiwanie się razem z dowodem pełnomocnictwa urzędowo poświadczonym odpisem decyzji o zmianie nazwiska.

Gdyby zmiana nastąpiła przy okazji zawarcia małżeństwa, wystarczy do pełnomocnictwa dołączać odpis aktu małżeństwa.