Prawidłowe księgowanie wpłaconych zaliczek

Rzeczpospolita (2010-01-11), autor: Agnieszka Pokojska , oprac.: GR

sty 19, 2010

Jak czytamy w Dzienniku Gazecie Prawnej, pod koniec roku spółki wpłacają zaliczki na różnego rodzaju dostawy, które zostaną zrealizowane w kolejnym okresie sprawozdawczym. Uiszczone przez spółkę środki pieniężne ujmuje się w aktywach bilansu w zależności od tego, co będzie przedmiotem dostawy. I tak jeżeli zaliczka została wpłacona na zakup:

– towarów i materiałów – będzie ujęta w pozycji aktywów – B.I.  Zaliczki na dostawy,

– środków trwałych – będzie ujęta w pozycji aktywów – A.II.3 Zaliczki na środki trwałe w budowie,

– wartości niematerialnych i prawnych – będzie ujęta w pozycji aktywów – A.I.4 Zaliczki na wartości niematerialne i prawne.

Wpłacone zaliczki na poczet dostaw towarów i materiałów ujawnia się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty. Zaliczki na składniki aktywów obrotowych wykazuje się w bilansie w pozycji B.I.5 bez względu na to, czy przedsiębiorca otrzymał fakturę czy nie. Może się jednak zdarzyć, że jednostka pod koniec roku zakupiła materiały, ale do końca roku obrotowego nie zostały one dostarczone. W takim przypadku ich wartość, czyli saldo Wn konta 301 – Rozliczenie zakupu materiałów, należy ująć w bilansie w pozycji aktywów B.I.l. – Materiały.

Takie postępowanie jest prawidłowe, jeżeli materiały zostały zafakturowane przez sprzedawcę, ale nie dostarczono ich jeszcze do odbiorcy. Stanowią bowiem własność firmy, która je kupiła, i należy je traktować jako materiały w drodze. W analogiczny sposób ujmuje się pozostałe materiały, jak paliwa, opakowania, materiały biurowe. Podobnie też traktuje się towary (np. handlowe, przeznaczone do dalszej odsprzedaży w nieprzetworzonym stanie). Saldo Wn konta 303 – Rozliczenia zakupu towarów przenosi się do aktywów bilansu do pozycji B.I.4 – Towary.

Ujęcie w tych pozycjach bilansowych materiałów i towarów będzie właściwe bez względu na miejsce, w którym się znajdują. Nie ma znaczenia, czy przechowywane są we własnych lub obcych magazynach, czy w punktach, w których dokonuje się ich sprzedaży detalicznej. Trzeba jednak spełnić jeden z dwóch warunków. Zapasy te muszą być przeznaczone do zbycia lub zużycia w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego lub w ciągu normalnego cyklu operacyjnego właściwego dla danej działalności, jeżeli trwa on dłużej niż 12 miesięcy. W przeciwnym wypadku zapasy należy zaprezentować w bilansie w pozycji aktywów trwałych.

Więcej w Rzeczpospolitej z 11 stycznia 2010 r.