O jakich formalnościach trzeba pamiętać przy rozliczaniu VAT

Rzeczpospolita (2010-05-19), autor: Elżbieta Skurczak , oprac.: GR

maj 20, 2010
Niedopełnienie przez podatnika obowiązków administracyjnych może łączyć się z zastosowaniem równie uciążliwych sankcji, jak w przypadku błędnego wyliczenia podatku – informuje Rzeczpospolita.

Trudności przy rozliczaniu VAT pojawiają się nie tylko na etapie ustalenia, czy dana czynność podlega opodatkowaniu lub określenia wysokości podatku. Często związane są z prawidłowym wypełnieniem obowiązków admininistracyjnych, których na gruncie obecnie obowiązujących przepisów nie brakuje.
Najczęściej obowiązki te obejmują wystawienie faktury, uwzględnienie jej w ewidencji VAT oraz deklaracji podatkowej. W niektórych sytuacjach konieczne będzie przygotowanie deklaracji Intrastat oraz informacji podsumowującej. Jednym z podstawowych obowiązków spoczywających na podatnikach jest udokumentowanie transakcji za pomocą faktury VAT, umożliwiającej poprawne ujęcie danej transakcji zarówno po stronie jej wystawcy, jak i odbiorcy.
Po spełnieniu odpowiednich warunków możliwe jest skorzystanie z opcji tzw. samofakturowania polegającej na przeniesieniu obowiązku wystawiania faktur dokumentujących transakcje ze sprzedawcy na nabywcę. Zastosowanie tego rozwiązania wymaga m.in. zawarcia odpowiedniej umowy pomiędzy stronami oraz powiadomienia właściwych organów podatkowych.

Przedsiębiorcy mogą wystawiać faktury w formie tradycyjnej (papierowej) oraz elektronicznej. Podatnik VAT zamierzający wystawiać e-faktury musi uzyskać zgodę odbiorcy faktury na taki sposób przesyłania faktur. Ponadto faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem, że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane podpisem elektronicznym lub poprzez wymianę danych elektronicznych (w tzw. systemie EDI). W praktyce organy podatkowe nie uznają za faktury VAT obrazów (np. skanów) dokumentów przesyłanych pocztą elektroniczną lub pobieranych bezpośrednio z serwerów dostawców, uznając, że nie stanowią one ani faktur tradycyjnych (papierowych) ani ważnych faktur elektronicznych.

W określonych sytuacjach podatnicy mają obowiązek wystawienia faktury wewnętrznej. Dokumentuje ona m.in. podlegające opodatkowaniu czynności nieodpłatnego przekazania towarów oraz nieodpłatnego świadczenia usług, wewnątrz-wspólnotowego nabycia towarów, dostawy towarów, dla której podatnikiem jest ich nabywca oraz importu usług. Faktury wewnętrzne są wystawiane także dla udokumentowania zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze.

Sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej może pociągać za sobą konieczność prowadzenia ewidencji za pomocą kas fiskalnych. Sankcją za niedopełnienie tego obowiązku jest dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 30 proc. kwoty podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług.

Kolejnym z obowiązków administracyjnych związanych z rozliczeniami VAT jest prowadzenie ewidencji, czyli rejestrów zakupu i sprzedaży.

Więcej w Rzeczpospolitej z dnia 19.05.2010r.