Do rozliczania wszystkich rozrachunków z pracownikami służy konto z zespołu dwa, tj. przykładowo konto 230 – Rozrachunki z pracownikami. Na tym koncie ewidencjonuje się rozrachunki z pracownikami ze wszystkich tytułów, np. wynagrodzeń, pożyczek, rozliczenia z tytułu zawinionych przez pracownika braków czy też innych świadczeń na rzecz pracownika.
Na koncie 231 rozlicza się również wszystkie świadczenia w naturze, ich ekwiwalenty pieniężne w przypadku, gdy są zaliczane zgodnie z przepisami do wynagrodzeń, a także nie zaliczane do wynagrodzeń świadczenia, jeżeli wypłacane są na podstawie listy wynagrodzeń i podlegają opodatkowaniu PIT.
Należy pamiętać, że na koncie 231 nie ewidencjonuje się m.in. posiłków regeneracyjnych, ekwiwalentów za używanie własnej odzieży czy sprzętu oraz ryczałtu za używanie własnego samochodu do celów służbowych itp. Na koncie 231 można natomiast rozliczać świadczenia urlopowe. Mogą je wypłacać ci pracodawcy, którzy nie mają obowiązku tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i go nie tworzą. Umożliwia im to art. 3 ust. 3 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. W przypadku świadczeń urlopowych odprowadzany jest podatek dochodowy od osób fizycznych. Nie podlegają one składce na ubezpieczenie społeczne, co wynika wprost z ustawy o ZFŚS. Nie trzeba też odprowadzać składki zdrowotnej.
W przypadku pożyczki mieszkaniowej firmy, które tworzą zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, mogą na warunkach określonych w przepisach udzielać z niego pomocy na cele mieszkaniowe.
Ponadto na kontach rozrachunków z pracownikami spółki mogą ujmować w księgach również roszczenia wobec pracowników. Ewidencja może się odbywać w podziale na roszczenia objęte postępowaniem sądowym i te, które takim postępowaniem nie są objęte.
Więcej w Dzienniku Gazecie Prawnej z 24 maja 2010 r.