Co zrobi firma, która straciła księgi w powodzi

Rzeczpospolita (2010-06-24), autor: Krzysztof Burnos , oprac.: GR

cze 25, 2010

Działania, jakie powinny zostać podjęte przez firmę, zależą od faktycznych zniszczeń dokumentacji księgowej. Kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji – czytamy w Rzeczpospolitej.

Inwentaryzacja

Najważniejsza czynność  jakie firmy powinny zrobić, to przeprowadzenie inwentaryzacji wszystkich składników swojego majątku. Przedsiębiorstwa, które przechowywały księgi rachunkowe i dowody księgowe poza terenami zalanymi, dysponują takimi rejestrami i przeprowadzą inwentaryzację w sposób nieróżniący się od inwentaryzacji okresowych (np. rocznej).

Przedsiębiorstwa, których księgi rachunkowe i dokumenty księgowe zostały zniszczone przez wodę, muszą podjąć nietypowe działania odtwarzające dokumentację księgową.

Otwarcie ksiąg rachunkowych

Jeśli przedsiębiorstwo utraciło księgi rachunkowe za rok 2010, konieczne jest ich ponowne otwarcie. Otwarcie ksiąg na 1 stycznia 2010 r. wymaga wprowadzenia wszystkich sald kont księgowych z 31 grudnia 2009 r. Jeżeli firma straciła również te dane, konieczne jest poszukanie innego wiarygodnego źródła informacji o stanie kont księgowych na 1 stycznia 2010 r. Źródłem danych alternatywnie może być sprawozdanie finansowe za rok 2009.

Księgowe ujęcie wyciągów bankowych

Dane zawarte w wyciągach bankowych dostarczą szczegółowych informacji o transakcjach bezgotówkowych w szczególności wskażą kontrahenta, kwotę i datę operacji.

Uzgadnianie transakcji

W wypadku rejestrów należności głównym celem działań rekonstrujących jest zarówno odzyskanie informacji o zrealizowanych obrotach, jak i zebranie dokumentów potwierdzających prawo do żądania od kontrahentów zapłat za należności nieuregulowane a istniejące na dzień wystąpienia powodzi.

Kompletowanie rejestrów należności handlowych i przychodów

Uzyskane od odbiorców potwierdzenia transakcji i kopie dokumentów pomogą przedsiębiorcy uaktualnić szczegóły bilansu otwarcia. Dokumenty te mogą za zgodą kierownika jednostki stać się księgowymi dowodami zastępczymi zgodnie z art. 20 ust 4 uor. Ujęcie ich na kontach skompletuje przychody ze sprzedaży i rozrachunki, na których ujęte są już rozliczenia bezgotówkowe.

Odtwarzanie rejestrów zobowiązań, zapasów i kosztów

Otrzymane dokumenty dotyczące zakupu powinny zostać ujęte w analityce odpowiednich kont wynikowych (koszty działalności podstawowej, pozostałe koszty operacyjne). Uzyskana informacja umożliwi skompletowanie dowodów potwierdzających wielkość kosztów poniesionych wartość zapasu utraconego w powodzi i rekonstrukcję części rejestrów VAT

Jeśli chodzi o dokumenty potwierdzające zakupy do magazynu, dobrym rozwiązaniem będzie księgowanie ich na kontach księgi głównej zespołu 3 i równoległe uzupełnianie ksiąg pomocniczych.

Kompletowanie rejestrów środków trwałych

Po przeprowadzeniu inwentaryzacji konieczne jest zaktualizowanie rejestrów środków trwałych. Jeżeli środki trwałe nabyte zostały w 2010 roku, to kompletne przeprowadzenie inwentaryzacji rozrachunków z dostawcami  powinno zapewnić odzyskanie wiarygodnych informacji dotyczących wyceny początkowej.

Jeżeli natomiast utracone zostały maszyny i urządzenia nabyte lub wytworzone w poprzednich okresach, w razie braku źródłowej dokumentacji oraz trudności w identyfikacji dostawców należy poszukać alternatywnych wiarygodnych rozwiązań. Jednym z nich może być szacunek bieżącej wartości rynkowej.

Odzyskiwanie rozliczeń podatkowych

Firma w pierwszej kolejności powinna poinformować urząd skarbowy o utracie dokumentacji księgowej, przedstawiając działania, jakie podejmuje, aby ją zrekonstruować. Dobrą praktyką powinno być wystąpienie do urzędów o wydanie kopii wszystkich deklaracji podatkowych pism procesowych oraz innej korespondencji, które uległy zniszczenia Dokumenty te pomogą uzgodnić salda księgowe.

Ponadto protokoły z kontroli zawierają załączniki, wśród których znajdować się mogą zestawienia i kopie dowodów kontrolowanych (faktury, rozliczenia środków trwałych). Praktyka kompletowania korespondencji z urzędami powinna dotyczyć również wydziałów finansowych urzędów miast (podatek od nieruchomości, podatek od środków transportu) i ZUS.

Kompletowanie dokumentacji pracowniczej

Kompletne uzupełnienie tego elementu ksiąg i ewidencji jest możliwe jedynie przy współpracy pracowników.

Aby zrekonstruować kartoteki dochodów pracowniczych za poprzednie lata, wystąpić należy do urzędów skarbowych o kopie deklaracji PIT-11 i PIT-8B. Przy rekonstrukcji rejestrów płacowych dotyczących wynagrodzeń za rok 2010 wypłacanych bezgotówkowo wykorzystać można informacje zawarte w wyciągach bankowych. Listy płac można w tej sytuacji odtworzyć na podstawie kwot zapłaconych wynagrodzeń netto i zobowiązań budżetowych (PIT, ZUS).

Należy również skompletować dane o okresach składkowych i nieskładkowych, zasiłkowych, absencji i zwolnień lekarskich Jest to konieczne z uwagi na ciążący na pracodawcy obowiązek sporządzania deklaracji Rp-7 dla celów emerytalnych. W uzupełnieniu kartotek pracowniczych z tego zakresu danych pomogą deklaracje DRA wraz z załącznikami.

Informacja w sprawozdaniu

Na potrzeby ujęcia oszacowanego i zbliżonego do rzeczywistego poziomu obrotu wykorzystać można informacje pochodzące z deklaracji VAT-7 lub protokołów pokontrolnych urzędów skarbowych których kopie można uzyskać.

Więcej w Rzeczpospolitej z 24 czerwca 2010 r.