Używanie przez pracowników firmowych samochodów na potrzeby jazd służbowych nie rodzi po ich stronie przychodu. Inaczej jest gdy na te potrzeby wykorzystują oni swoje prywatne pojazdy. Wówczas otrzymany od pracodawcy zwrot kosztów ich używania stanowi przychód ze stosunku pracy. Przychód ten w pewnych przypadkach jest wolny od podatku.


Podstawa prawna używania pojazdu

Nie ma przeszkód, aby na potrzeby działalności pracodawców były używane pojazdy stanowiące własność pracowników. Wówczas, w zakresie zwrotu kosztów ich używania, dla potrzeb zakładu pracy konieczne jest uwzględnienie rozporządzenia Ministra Infrastruktury w tej sprawie (Dz. U. z 2002 r. nr 27, poz. 271 ze zm.). Zawarte w nim regulacje mają zastosowanie do trzech rodzajów pojazdów używanych do jazd lokalnych, tj. samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Przy czym w praktyce najczęściej są to samochody osobowe.

Podstawą do zwrotu kosztów używania do celów służbowych pojazdów będących własnością pracowników jest umowa cywilnoprawna. Na potrzebę jej zawarcia wskazuje treść § 1 ust. 1 omawianego rozporządzenia. Jego przepisy nie precyzują formy, w jakiej umowa ta ma być zawarta. Jednak dla celów dowodowych powinna być sporządzona na piśmie.


Ryczałt na jazdy lokalne

Zwrot kosztów używania przez pracowników pojazdów w jazdach lokalnych może być wypłacany: w formie miesięcznego ryczałtu lub tzw. „kilometrówki”. Wybór sposobu leży w gestii pracodawcy.

Miesięczny ryczałt ustalany jest jako iloczyn dwóch wielkości, tj.:

– obowiązującej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu (określa je § 2 omawianego rozporządzenia), oraz
      
– miesięcznego limitu kilometrów ustalonego przez pracodawcę; przy czym maksymalna wysokość limitu uzależniona jest zasadniczo od liczby mieszkańców w gminie lub w miejscowości, w których pracownik jest zatrudniony.

Uwzględnienie tych wielkości oznacza, że obecnie maksymalne miesięczne kwoty ryczałtów za używanie samochodów osobowych wynoszą:



Kwotę podanych ryczałtów zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. Ich prawidłowe ustalenie ma znaczenie dla celów podatkowych – w zakresie zaliczania do kosztów uzyskania przychodów.

Przepisy art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. b) ustawy o pdof i art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. b) ustawy o pdop ograniczają bowiem wysokość wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej przez pracodawcę działalności. Ograniczenie to dotyczy m.in. ryczałtów miesięcznych za jazdy lokalne. Ustawodawca postanowił, że mogą one być kosztem uzyskania przychodów w wysokości określonej w przepisach omawianego rozporządzenia. Zatem w przypadku gdy pracodawca wypłaci pracownikowi ryczałt w kwocie wyższej niż przewidziany przepisami, nadwyżka ponad te limity nie stanowi kosztu podatkowego.

Trzeba wskazać, że jeżeli za jazdy lokalne pracownikowi przysługuje ryczałt, nie ma potrzeby prowadzenia dla tego samochodu ewidencji przebiegu. Konieczne jest natomiast złożenie przez pracownika oświadczenia o używaniu samochodu osobowego do celów służbowych. Należy je składać za każdy miesiąc, w którym, zgodnie z zawartą umową cywilnoprawną, był on używany. Oświadczenie to powinno zawierać dane określone w § 4 ust. 1 rozporządzenia (przykładowy wzór uwzględniający te dane jest dostępny na stronie internetowej naszego Wydawnictwa, w dziale Druki – Podatek dochodowy).


„Kilometrówka” w kosztach

Jazdy lokalne mogą być również rozliczane w formie tzw. „kilometrówki”. Jest ona obliczana jako iloczyn przejechanych na potrzeby pracodawcy kilometrów i stawki za 1 kilometr przebiegu. Na możliwość taką wskazuje treść art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. b) ustawy o pdof i art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. b) ustawy o pdop. Przy czym zwracane w ten sposób wydatki są kosztem uzyskania przychodów, jeżeli stawka za 1 km przebiegu pojazdu nie przekracza obecnie 0,5214 zł (dla samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm3) lub 0,8358 zł (dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3). Wydatki w wysokości przekraczającej kwoty obliczone według tych stawek nie są kosztem podatkowym.

W takim przypadku na pracowniku ciąży obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu samochodu, która na koniec miesiąca musi być poświadczona przez pracodawcę. W razie jej braku wydatki z tytułu jazd lokalnych rozliczane według ilości faktycznie przejechanych kilometrów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów (art. 23 ust. 5 ustawy o pdof i art. 16 ust. 5 ustawy o pdop).


Zwrot kosztów jako przychód

Kwoty otrzymane przez pracowników z tytułu zwrotu kosztów poniesionych na używanie prywatnych samochodów osobowych w jazdach lokalnych stanowią ich przychody ze stosunku pracy. Nie ma w tym przypadku znaczenia czy zwrot ten przybrał formę miesięcznego ryczałtu czy też kilometrówki. W obu przypadkach przychód podlega opodatkowaniu niezależnie od wysokości, w jakiej kwoty te zostaną wypłacone. Od zasady tej istnieje jednak wyjątek, w ramach którego przewidziane jest zwolnienie od podatku dla tego rodzaju przychodu. Ma ono jednak zastosowanie jeżeli obowiązek ponoszenia przez zakład pracy kosztów używania samochodu stanowiącego własność pracownika w jazdach lokalnych albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw. W tych przypadkach należności wypłacane pracownikom korzystają ze zwolnienia od podatku do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu. W praktyce zwolnienie to ma zastosowanie do ograniczonego kręgu pracowników – głównie pracowników służby leśnej i listonoszy.

Podstawa prawna:

– ustawa z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 ze zm.),
      
– ustawa z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.).


Gazeta Podatkowa nr 63 (687) z dn. 2010.08.09, strona 5
Autor: Beata Siwkowska