Zatwierdziliśmy sprawozdanie finansowe za 2010 r., a dokumenty chcemy przenieść do archiwum. Czy wszystkie dokumenty możemy archiwizować na nośnikach komputerowych – pyta czytelnik Dziennika Gazety Prawnej.
Jak czytamy w dzienniku – warunkiem korzystania z nośników danych jest konieczność zapewnienia zachowania w trwałej postaci zawartości dowodów oraz posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej.
Od niedawna nie trzeba już przechowywać w papierowej formie listy płac.
Nie wszystkie dokumenty mogą być jednak przechowywane na nośnikach elektronicznych. Wyłączeniu podlegają:
– dokumenty dotyczące przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości,
– dokumenty dotyczące powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów,
– znaczące umowy i inne ważne dokumenty określone przez kierownika jednostki (np. zarząd).
Przepisy wymagają również, aby przechowujący dokumenty księgowe zapewnili ich ochronę przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem oraz uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Więcej w Dzienniku Gazecie Prawnej z 18 maja 2011 r.