W sytuacji, gdy kontrahent długoterminowo nie reguluje należności, przedsiębiorca powinien utworzyć odpis aktualizujący ich wartość, a następnie odpowiednio go zakwalifikować w rozliczeniu podatkowym – czytamy w Rzeczpospolitej.

Art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości wskazuje okoliczności uzasadniające dokonanie odpisu aktualizującego. Przykładowo będzie to postawienie dłużnika w stan likwidacji lub w stan upadłości, w tym wypadku odpis może zostać dokonany do wysokości należności nieobjętej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności, zgłoszonej likwidatorowi lub sędziemu komisarzowi w postępowaniu upadłościowym.

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych szczegółowo określa okoliczności, które muszą zaistnieć, aby podatnik miał prawo zaliczyć należności nieściągalne do kosztów uzyskania przychodów.
Zgodnie z jej art. 16 ust. 1 pkt 26a, aby odpis aktualizujący można było uznać za koszt podatkowy, muszą zostać spełnione następujące przesłania:

– odpis powinien zostać dokonany zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy o rachunkowości i odpowiednio ujęty w księgach rachunkowych firmy,

– należność objęta odpisem musiała zostać uprzednio zaliczona do przychodów należnych podatnika,

– nieściągalność należności powinna być uprawdopodobniona zgodnie z wymogami określonymi w art. 16 ust. 2a pkt 1 ustawy o CIT.

Koszt powstały w wyniku dokonania odpisu aktualizującego powinien zostać zakwalifikowany jako pośredni koszt podatkowy, tj. powinien być potrącony w momencie spełnienia wyżej wymienionych przesłanek.
W praktyce spółki mają problemy z ustaleniem momentu, w którym nieściągalność wierzytelności można uznać za uprawdopodobnioną. Przepisy wskazują kilka przypadków, kiedy dochodzi do uprawdopodobnienia nieściągalności wierzytelności Są to następujące sytuacje:

– gdy kontrahent zmarł, został wykreślony z ewidencji działalności gospodarczej, postawiony w stan likwidacji, została ogłoszona jego upadłość lub rozpoczęto wobec niego postępowanie upadłościowe albo

– jeśli wierzyciel zdecyduje się skierować sprawę do sądu, albo

– jeśli rozpoczęto postępowanie upadłościowe z możliwością zawarcia układu w myśl przepisów prawa upadłościowego i naprawczego lub na wniosek dłużnika zostało wszczęte postępowanie ugodowe zgodnie z przepisami o restrukturyzacji finansowej przedsiębiorstw i banków, albo

– gdy wierzytelność została potwierdzona prawomocnym orzeczeniem sądu i skierowana na drogę postępowania egzekucyjnego.

Jest to jednak otwarty katalog przypadków uprawdopodobnienia nieściągalności wierzytelności, co oznacza, że spółka może w inny sposób niż wymieniony w przepisie udowodnić, że dana należność jest nieściągalna.
Z ustawy o CIT nie wynika bezpośrednio moment, w którym podatnik powinien zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów odpis aktualizujący.

Zgodnie z zasadami rachunkowości odpis aktualizujący jest w księgach rachunkowych firmy do momentu występowania przesłanek wskazujących na prawdopodobieństwo nieściągalności należności, której dotyczy, pod warunkiem, że nie uległa przedawnieniu lub umorzeniu albo nie została uznana za nieściągalną.

W praktyce podatnicy zaliczają odpisy aktualizujące w ciężar kosztów podatkowych w momencie, gdy nieściągalność wierzytelności została uprawdopodobniona. W sytuacji, gdy obie przesłanki dojdą do skutku w różnych latach podatkowych, zaliczenie nieściągalnej należności do kosztów uzyskania przychodów będzie możliwe dopiero w tym roku podatkowym, w którym zostanie na nią utworzony odpis aktualizujący.
Ponadto kosztami uzyskania przychodów są odpisy już dokonane i dlatego koszt ten nie może być rozpoznany później niż w roku podatkowym, w którym został dokonany odpis aktualizujący.

Więcej w Rzeczpospolitej z 21 czerwca 2011 r.