Ujęcie w księgach rachunkowych dopłat do wypoczynku pracownika zależy od tego, z jakich środków są one wypłacane – informuje Dziennik Gazeta Prawna.
Dofinansowania do wypoczynku stanowią dla pracownika przychód ze stosunku pracy, a więc musi być z tego tytułu odprowadzany podatek dochodowy. Jednak nie dotyczy to całej kwoty. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT dofinansowanie do wczasów pracownika i jego rodziny będzie wolne od podatku, gdy wysokość świadczenia nie przekroczy w roku podatkowym kwoty 380 zł. Wyjątkiem są dopłaty do wypoczynku dzieci i młodzieży do lat 18, o czym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o PIT. Dofinansowanie do wypoczynku ze środków socjalnych nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.
Ujęcie w księgach rachunkowych dopłat do wypoczynku pracownika zależy od tego, z jakich środków są one wypłacane. Jeżeli na ten cel przeznaczane są środki socjalne, ewidencja musi przebiegać za pośrednictwem konta 831 – Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Z kolei świadczenia urlopowe i dofinansowanie ze środków obrotowych obciążają konto kosztów operacyjnych 440 – Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia.
Ujęcie w księgach rachunkowych dofinansowania do wczasów pracownika z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych będzie więc wyglądało w następujący sposób:
1. Przyznanie pracownikowi środków zgodnie z regulaminem ZFŚS (kwota brutto): strona Wn konta 831 – Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, strona Ma konta 234 – Pozostałe rozrachunki z pracownikami.
2. Obciążenie pracownika zaliczką na podatek od wartości otrzymanego dofinansowania: strona Wn konta 234 – Pozostałe rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta 220 – Rozrachunki publicznoprawne – w analityce z tytułu PIT.
3. Wypłata środków (wartość brutto): strona Wn konta 234 – Pozostałe rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta 134 – Rachunek bankowy ZFŚS.
Podmioty, które nie tworzą ZFŚS, raz w roku mogą wypłacić każdemu pracownikowi świadczenie urlopowe.
Warunkiem jest jednak korzystanie przez pracownika w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Wypłata musi natomiast nastąpić nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu.
W przypadku świadczenia urlopowego odprowadza się PIT. Nie podlega ono natomiast składce na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Wysokość świadczenia nie może jednak przekraczać odpisu podstawowego na fundusz. W księgach rachunkowych świadczenie urlopowe można zaksięgować następująco:
– zarachowanie świadczenia urlopowego należnego pracownikowi: strona Wn konta 440 – Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia, strona Ma konta 234 – Pozostałe rozrachunki z pracownikami,
– zarachowanie zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych: strona Wn konto 234 – Pozostałe rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta 220 – Rozrachunki publicznoprawne – w analityce z tytułu PIT.
– wypłata świadczenia w wartości pomniejszonej o podatek dochodowy: strona Wn konta 234 – Pozostałe rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta 130 – Rachunek bankowy.
Zarówno pracodawca, który tworzy zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, jak i ten, który go nie tworzy, mogą wypłacić dofinansowanie do wypoczynku ze środków obrotowych. W tym jednak przypadku dofinansowanie będzie przychodem pracownika, który podlega zarówno opodatkowaniu, jak i oskładkowaniu.
Ewidencja księgowa dofinansowania ze środków obrotowych do wypoczynku pracownika – przy założeniu, że podlega ono w całości oskładkowaniu i opodatkowaniu może przebiegać następująco:
1. Przyznanie dofinansowania przez pracodawcę: strona Wn konta 440 – Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia, Ma konto 230 – Rozrachunki z pracownikami.
2. Potrącenia, które obciążają pracownika:
a) składki ZUS – strona Wn konta 230
– Rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta 220 – Rozrachunki publicznoprawne
– w analityce rozrachunki z ZUS,
b) podatek dochodowy od kwoty dofinansowania: strona Wn konto 230 – Rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta 220 -Rozrachunki publicznoprawne – w analityce z tytułu PIT.
3. Składki ZUS obciążające pracodawcę: strona Wn konta 440 – Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia, strona Ma konta 220 – Rozrachunki publicznoprawne – w analityce rozrachunki z ZUS.
4. Wypłata świadczenia – po potrąceniu podatku i składek ZUS: strona Wn konta 440 – Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia, strona Ma konta 130 – Rachunek bankowy lub 100 – Kasa.
Więcej w Dzienniku Gazecie Prawnej z 4 lipca 2011 r.