Jeśli firma funduje zatrudnionym dotarcie do zakładu pracy, jego koszt dolicza do przychodów pracowników. Możliwości, kiedy uda się uniknąć konieczności potrącania jakichkolwiek danin, są bowiem ograniczone.

Jak czytamy w Rzeczpospolitej, zasadniczo różne rodzaje dokładania się szefa do dojazdów do pracy  stanowią przychód w sensie podatkowym i ubezpieczeniowym. Dodajemy je do innych zarobków w miesiącu ich wypłaty, bądź postawienia do dyspozycji podwładnego, zazwyczaj w dniu obciążenia rachunku pracodawcy bądź odebrania biletu przez zainteresowanego. Od zsumowanych w ten sposób przychodów naliczamy składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Uda się zaoszczędzić, jeśli w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania albo zgodnie z przepisami płacowymi oferujemy podwładnemu możliwość skorzystania z darmowych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji

Wskazana ulga wynika z § 2 pkt 26 rozporządzenia MPiPS z 18 grudnia 1998 w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Najczęściej na tej podstawie udostępniamy zatrudnionemu nabyte przez nas bilety w naturze na autobus czy kolej, których używa w celu przybycia lub powrotu z pracy. Czasami wypłacamy mu uprzednie dofinansowanie na zakup takiego biletu albo też refundujemy mu koszt biletu, jaki sam wcześniej poniósł, rzadziej jakieś ryczałtowe kwoty z tej racji ustalone według wprawdzie cennych, ale rozsądnych kryteriów.

Przez lata ZUS trzymał się rygorystycznie interpretacji, że wolne od składek na podstawie § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia składkowego są wyłącznie nieodpłatne świadczenia rzeczowe, czyli przekazany pracownikowi bilet na autobus/pociąg, w naturze. Odmawiał prawa do zwolnienia ubezpieczeniowego dla wypłacanych z tego tytułu przez zakład finansowych dopłat, np. zwrotów kosztów biletów nabytych przez podwładnego.

Restrykcyjne stanowisko ubezpieczalni w tej kwestii podważył Sąd Najwyższy w orzeczeniach z 3 kwietnia 2008 (II UK 127/07; OSNP 2009/13-14/181) i 2 grudnia 2009 (I UK 201/09; niepublikowany), gdzie wprost potwierdził zwolnienie ze składek:

– refundacji cen biletów kupionych przez pracowników,

– ryczałtowych kwot uiszczanych w celu oddania zatrudnionym kosztów przejazdu do/z pracy, o ile są związane z pracą, mają wymiar rekompensaty, a nie jedynie ukrytej podwyżki.

Przekazywane podwładnym bilety na autobus czy kolej w celu dotarcia do pracy bądź pieniężne ekwiwalenty z tego tytułu pozostają jednak obciążone podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Zaliczek nie pobieramy wyłącznie od zwrotu kosztów dojazdu do zakładu, jeśli obowiązek ich ponoszenia przez zakład wynika wprost z innych ustaw.

W pojedynczych sytuacjach jest dopuszczalne sfinansowanie zatrudnionemu kosztów dojazdu do pracy ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Pomoc taką dla niezamożnych pracowników musi przewidywać regulamin zfśs, wyłącznie na podstawie kryteriów socjalnych. Musimy też pamiętać, że w grę wchodzi wsparcie krótkotrwale, np. finansowanie dojazdu do pracy podwładnemu, którego dom uległ zniszczeniu wskutek powodzi. W takim wypadku bilety na dojazd do pracy czy zamienne refundacje ufundowane z tego źródła są wolne od składek bez limitu, ale w całości opodatkowane.

Istnieje również możliwość sporadycznego ufundowania podwładnemu kosztów przejazdu do pracy z innego funduszu socjalno-bytowego. W takim wypadku równowartość świadczenia jest wolna od składek do kwoty ustawowego odpisu podstawowego rocznie na jednego pracownika, pod warunkiem że:

– fundusz socjalno-bytowy powstał na podstawie układu zbiorowego pracy,

– utworzył go pracodawca nieprowadzący zfśs,

– regulamin bądź układ zbiorowy funduszu przewiduje możliwość udzielenia takiego wsparcia.

Jednak od uiszczanych ze wskazanego źródła dopłat dojazdowych do pracy potrącamy podatek dochodowy.

Więcej w Rzeczpospolitej z 2 sierpnia 2011 r.