Samochody firmowe mogą ulegać wypadkom. Skutki tych zdarzeń zalicza się do pozostałych kosztów i przychodów operacyjnych. Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 32 ustawy o rachunkowości na takich kontach księguje się koszty i przychody pośrednio związane z działalnością operacyjną jednostki – czytamy w Dzienniku Gazecie Prawnej.
Oznacza to, że koszty naprawy samochodu zalicza się do pozostałych kosztów operacyjnych.
Jednak gdy naprawa jest przeprowadzana przez własny warsztat, wydatkami należy obciążyć koszty rodzajowe. Jeżeli więc ewidencja kosztów prowadzona jest przez podmiot na kontach zespołu 4 i 5, koszty napraw powypadkowych mogą zostać zaksięgowane w następujący sposób:
– obciążenie kosztów rodzajowych: strona Wn konta 460 – Pozostałe koszty rodzajowe, strona Ma konta 202 – Rozrachunki z dostawcami;
– równolegle rozliczenie kosztów na konto zespołu 5: strona Wn konta 501 – Koszty działalności podstawowej lub 530 – Koszty działalności pomocniczej, strona Ma konta 490 – Rozliczenie kosztów.
Natomiast otrzymane od ubezpieczyciela odszkodowanie księguje się jako pozostałe przychody operacyjne. Jego wartość można ująć w księgach na podstawie wystawionej przez firmę ubezpieczeniową decyzji lub na podstawie wystawionej przez jednostkę noty obciążeniowej. Odzwierciedla to zapis: strona Wn konta 240 – Inne rozrachunki (w analityce Rozrachunki z ubezpieczycielami), strona Ma konta 760 – Pozostałe przychody operacyjne.
Odszkodowanie za szkodę może nie obejmować kwoty VAT mieszczącego się w cenie usługi naprawy samochodu. W takiej sytuacji podatek pokrywa spółka z własnych środków, a następnie odlicza go na zasadach ogólnych.
Warto się również zastanowić, czy w pewnych sytuacjach naprawy powypadkowe nie mogą stanowić tzw. strat nadzwyczajnych. Zgodnie bowiem z art. 3 ust. 1 pkt 33 ustawy o rachunkowości za straty i zyski nadzwyczajne rozumie się te, które powstały na skutek zdarzeń trudnych do przewidzenia, poza działalnością operacyjną jednostki i niezwiązane z ogólnym ryzykiem jej prowadzenia.
Jeżeli podmiot zakwalifikuje zdarzenie do nadzwyczajnych, zarachowanie kosztów jako wydatków związanych ze zdarzeniem nadzwyczajnym lub pozostałych kosztów operacyjnych może być odzwierciedlone zapisem: strona Wn konta 775 – Straty nadzwyczajne, strona Wn konta 240 – Inne rozrachunki (w analityce: Rozliczenie szkód).
Z kolei ujęcie w księgach rozliczeń z ubezpieczycielem będzie przebiegało w następujący sposób:
1) otrzymanie powiadomienia o przyznaniu odszkodowania: strona Wn konta 240 – Inne rozrachunki (w analityce: Rozrachunki z ubezpieczycielem), strona Ma konta 770 – Zyski nadzwyczajne;
2) wypłata odszkodowania przez ubezpieczyciela: strona Wn konta 130 – Rachunek bankowy, strona Ma konta 240 – Inne rozrachunki (w analityce: Rozrachunki z ubezpieczycielem).
Może się zdarzyć, że po wypadku samochód nie nadaje się do dalszego użytku i należy go zlikwidować.
Postawienie środka trwałego w stan likwidacji powinien potwierdzać dokument księgowy LT. Jeżeli nie został on umorzony w całości, usunięcie składnika majątku z ksiąg można ewidencjonować w następujący sposób:
1) wyksięgowanie w wartości dotychczasowego umorzenia: strona Wn konta 050 – Umorzenie środków trwałych, strona Ma konta 010 – Środki trwałe;
2) wyksięgowanie w wartości nieumorzonej: strona Wn konta 766 – Pozostałe koszty operacyjne, strona Ma konta 010 – Środki trwałe.
Środki trwałe postawione w stan likwidacji do czasu fizycznego przeprowadzenia tej czynności ujmuje się na koncie pozabilansowym. Oznacza to, że w dacie wyksięgowania składnika majątku z konta 010 – Środki trwałe należy go ujawnić w wartości początkowej po stronie Wn konta – Środki trwałe w likwidacji. Ostatecznie zlikwidowany składnik majątku wyksięgowuje się zapisem odwrotnym.
Więcej w Dzienniku Gazecie Prawnej z 29 sierpnia 2011 r.